Paramétrages avancés
Paramétrages des exports Word
Exports Word
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À quoi sert la fonctionnalité d’export Word dans EVA ?
Pour exporter dans un format Word uniforme plusieurs fiches contenues dans le logiciel en un clic (ou presque…). Exemples : Rapport d’activité, Programme d’action, Rapport d’évaluation…$
Comment elle fonctionne ?
Sur le principe du publipostage, les exports reposent sur la notion de « variable ». Exemple : Les titres de toutes les fiches peuvent être appelées par la variable $name$. À l’export, pour chaque fiche, à la place de $name$ dans l’export, le titre de la fiche sera indiqué.
Les étapes pour faire un export, exemple simple
Paramétrage de l’export
Choisir le format et les champs à afficher (plus d’infos plus bas).
Les variables s’adaptent aux fiches exportées, les textes insérés sans variable seront toujours les mêmes pour toutes les fiches.
Choix des fiches à exporter
Dans le module des fiches, choisir les fiches à exporter et cliquer sur le logo Word en haut à droite.
Export
Exemple de fichier word rendu avec la variable titre qui s’est adapté à chaque fiche et le texte qui est resté le même.
Les types d’export et leur vocabulaire
Pour le paramétrage des exports, il existe deux types d’export défini dans le menu déroulant « Arborescence ».
Avertissement
Si on change ce paramètre d’arborescence de l’un à l’autre après avoir déjà paramétré l’export, tout s’efface. Il est donc plutôt conseillé d’en créer un nouveau si on souhaite changer l’arborescence.
TYPE Arborescence initiale
But : exporter plusieurs fiches les unes à la suite des autres sans ordre précis Accessible depuis : tableau des fiches et les fiches elles-mêmes
Le vocabulaire Feuille - Noeud - Parent dans ce type d’export correspond au niveau des fiches exportées.
Le niveau « parent » correspond au plus haut niveau de fiche exportée, le niveau « feuille » au plus bas niveau et le niveau « noeud » à toutes les fiches de niveaux intermédiaires entre le plus élevé et le plus bas.
Le niveau ici fait référence au rattachement de la fiche, si la fiche n’est rattachée à aucune autre fiche, elle est par défaut une « feuille ».
Note
L’export prend en compte cette arborescence uniquement si les fiches rattachées sont toutes dans l’export. Par exemple : Si on exporte uniquement la fiche SOUS-PROJET elle sera considéré comme une feuille car ces fiches enfants ou sa fiche parent ne sont pas intégrées
TYPE Mot-clé référentiel
But : exporter plusieurs fiches organisées selon l’arborescence d’un mot-clé ou référentiel
Accessible depuis : la vue arborescente des fiches 
Le vocabulaire Feuille - Noeud - Parent dans ce type d’export correspond au niveau du mot-clé ou référentiel exporté.
Le niveau « parent » correspond au plus haut niveau de mot-clé/référentiel, le niveau « feuille » au plus bas niveau et le niveau « noeud » à tous les niveaux intermédiaires entre le plus élevé et le plus bas. On peut donc paramétrer ces niveaux si on veut mettre en forme la partie de l’export contenant le mot-clé, par exemple son nom, exporter des données cumulées pour le mot-clé…
Les « fiches rattachées à », correspondent aux fiches rattachées à ce niveau de mot-clé et on pourra donc paramétrer l’export de la fiche comme dans le type précédent.
Option filtre par année
Cette option permet de filtrer les données sur une seule année (budget, mesures d’indicateurs…). Par exemple, si l’on suit un indicateur dans une fiche pluri-annuelle mais l’on souhaite faire ressortir dans cet export les mesures pour l’année 2023 uniquement, on peut indiquer 2023 dans ce champ.
Choix des variables
On peut choisir les variables à exporter dans les différents onglets disponibles à gauche du cadre de l’export. Les exports Word aujourd’hui concernent uniquement les fiches donc les variables disponibles concernent des données rattachées aux fiches.
En cliquant sur un élément à ajouter, il apparaîtra sous sa forme de variable dans le cadre à droite.
On peut rechercher un champ que l’on souhaite exporter dans la barre de recherche en haut des variables.
Lorsque l’on clique sur une variable, la question de l’arborescence est souvent posée. Cela veut dire de faire remonter les données de fiches rattachées par exemple ou d’afficher toute l’arborescence d’un mot-clé ou référentiel.
Note
Pour les variables sous forme de tableau, il faut mieux éviter d’avoir trop de colonnes car le rendu devient alors illisible.
Mise en forme
On peut mettre en forme les exports grâce aux outils disponibles en haut du cadre de droite.
Avertissement
Si on met en forme (gras, italique…) des éléments de texte dans les fiches, il ne faut pas mettre en forme des variables de textes dans l’export. Souvent lorsque les exports ne fonctionnent pas, c’est une question de superposition de la mise en forme fiches + exports. On peut alors aller dans la fiche, sélectionner les textes et cliquer sur « Effacer la mise en forme ». 
Image et vignette territoire
On peut insérer des images et des vignettes représentant l’emprise du territoire tel qu’inséré dans EVA. Pour les images il faut d’abord l’ajouter en cliquant sur le +.
Quand on clique ensuite sur une image ou sur l’option « graphique » dans cartographie, la variable s’affiche dans le texte de l’export :
$territoriesMap(false)$$pictureGlobal(65)$(65 ici représente l’identifiant de l’image inséré et sera donc différent en fonction de votre compte EVA)
On peut ensuite régler la taille en pixel en modifiant l’export comme ceci :
$territoriesMap(false,500px,500px)$$pictureGlobal(65,500px,500px)$Conseil !
TESTER PETIT À PETIT : N’attendez pas d’avoir fini votre export avant de le tester, tester le petit à petit (si une erreur survient vous pourrez identifier d’où elle vient). Faire des tests sur une fiche puis plusieurs fiches.
Deux cafés EVA sur les exports ont eu lieu en 2023 -> à regarder pour plus de détails (disponible dans le centre de ressources) :
Paramétrage synchronisation budgétaire automatisée
Le module de synchronisation automatisée des imports budgétaires repose sur le fonctionnement standard des imports manuels des fichiers de dépenses et de recettes.
L’évolution consiste à automatiser le traitement des fichiers qui ont été déposés sur un répertoire à une fréquence choisie : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle; cela en utilisant les paramètres prédéfinis et mémorisés pour chaque type de mouvement financier.
Il faudra pour cela configurer (A) un export automatisé des données comptables sur le serveur de l’instance EVA, puis paramétrer (B) l’import automatisé des données dans EVA.
Export à partir du logiciel comptable
Pour pouvoir configurer l’import automatisé de données budget dans EVA, il faut paramétrer un export à partir du logiciel comptable source, puis configurer un transfert de fichier sur le serveur EVA. Se rapprocher de la personne en charge du paramétrage technique du logiciel comptable pour effectuer ces opérations
Avertissement
Attention, les répertoires serveurs ne peuvent contenir qu’un seul fichier en simultané. Veiller à bien estimer la synchronicité horaire de l’export comptable, du transfert sur serveur, et de l’import programmé sur EVA. Si plusieurs fichiers se retrouvent dans le même répertoire, l’import sera mis en échec.
Avertissement
Une intervention technique est à prévoir pour la configuration du transfert de fichier (Protocole SFTP et autorisation de la liaison)
Note
A date, le logiciel comptable SIREPA utilise ce système de synchronisation
Import dans EVA
1. Paramétrage Initial (Navigation : Budget / Import financier)
À partir d’un paramétrage effectué pour l’import manuel d’un fichier (procédure ici) , les paramètres peuvent être mémorisés et une fréquence de traitement peut être définie.
Nom du répertoire dans lequel seront déposées les fichiers pour ce type de montant (Voir configuration en phase A)
Fréquence de la synchronisation des fichiers (Quotidien/Hebdomadaire/Mensuel)
Note
Chaque type de données financières dispose de son propre paramétrage
2. Dépôt des Fichiers
Les fichiers sont déposés dans des répertoires dédiés à chaque compte client. Ils peuvent être répartis dans des sous-répertoires en fonction du type de montant financier à importer.
3. Traitement des Imports
Lors des imports, les fichiers sont déplacés dans un sous-répertoire intitulé « DONE ». Un journal de log est généré, retraçant l’ensemble des erreurs rencontrées lors de l’import et du traitement des données.
Avertissement
La première ligne et dernière ligne du fichier sont retournées en erreur, ceci est à ignorer. Donc, s’il y a plus de deux lignes d’erreur c’est qu’il y a une erreur.
Les erreurs courantes :
Il n’y a pas le bon code analytique (parfois il suffit d’un espace juste avant le code)
Le code analytique n’a pas été créé dans EVA
4. Interface de Paramétrage
Une interface de paramétrage a été ajoutée, accessible depuis l’interface utilisateur dans la section d’administration du logiciel -> configuration -> import financier automatisé Cette interface permet de définir l’adresse d’envoi du journal de log.
Note
Pour « Adresse email à utiliser pour l’envoi de notification / log » mettre : eva@evaparc.net et mettez l’adresse choisie dans « Adresse email de destination »
5. Notification des Clients
Chaque compte client peut recevoir les fichiers de log concernant ses propres imports.
6. Automatisation des Imports (Navigation : Budget / imports financiers automatisé)
L’automate d’import est prévu pour se déclencher à une heure fixe chaque jour. Il est recommandé de ne déposer qu’un seul fichier par typologie de montant, car plusieurs fichiers seraient traités comme un seul et même fichier.
Récapitulatif des paramétrages de l’import
Date du dernier import.
Déclenchement d’un import immédiat
